交付文件提示

• 以印本形式交付公司注册处处长登记的文件及以唯读光碟或唯读型数码多功能光碟交付股东名单(随附以印本形式交付的周年申报表或股份配发申报书)须符合指明的规定。详情请参阅《以印本形式交付公司注册处处长登记的文件及以唯读光碟或唯读型数码多功能光碟交付股东名单须符合的规定》资料小册子。

• 除亲身到公司注册处交付文件外，你亦可以邮递方式交付文件到本处(香港金钟道66号金钟道政府合署14楼) 或放入本处的文件投递箱。公司注册处在以下地点设置文件投递箱：

  • 香港金钟道66号金钟道政府合署14楼
    (星期一至五办公时间)

  • 香港金钟道66号金钟道政府合署高座大堂询问处附近
    (星期一至六非办公时间，公众假期除外).

• 如以邮递方式交付文件，请确保公司注册处收到该份文件。根据《公司条例》（第622章）第35(5) 条规定，如以邮递方式交付文件，若公司注册处处长没有收到该文件，则该文件不会被视为已遵从《公司条例》交付文件的规定交付处长。因此，交付文件的责任并不止于将有关文件送交或邮递予公司注册处处长。

• 需缴费的文件必须连同正确的费用一并交付。如以港币划线支票缴付费用，抬头请注明「公司注册处」。海外付款人须附上抬头人为「公司注册处」的港币银行汇票，汇票的付款银行须为香港的持牌银行。如以邮递方式或利用本处的文件投递箱交付文件，请勿邮寄现金。公司注册处会以邮递方式向文件提交人/公司发出正式收据(需缴费文件)或认收回条(不需缴费文件)。

• 如以邮递方式交付文件，须缴付足够邮资。

• 没有连同足够费用交付的文件会被视为《公司条例》第31条所指的不合要求的文件，公司注册处可拒绝接受该文件，并不作处理。

• 一并交付同一组的文件。例如表格NNC1或NNC1G必须连同有关公司的组织章程细则文本一并交付。

• 只需交付已签署的文件正本，不用交付副本。

• 请勿将钉书钉钉近文件的边缘，以免在拔去钉书钉以进行文件扫描时，文件被撕破。

• 页数多的文件无需装订(即无需使用硬皮封面、卡纸封面或封底、胶圈装订、侧面狭带装订等)。

• 请勿用铅笔在文件上做记号，以免这些记号显示在公众记录的文件影像。

• 交付整份指明表格，包括所有载有不适用项目的资料页(填表须知及未经使用的续页除外)，并应在这些资料页注明公司编号和在第一个资料格填上「无」或「不适用」。

• 确保指明表格/文件各页的次序无误。续页(如使用的话)应附于表格之后。

• 确保文件(例如章程细则)的页码正确及次序无误，并移去没有页码的空白页，或在适当情况加上说明， 例如: 「此页为空白页」。

• 请勿使用深色的封面(例如公众公司的年报)或于文件的右上角签署核证，以免与本处电子存档印鉴重叠或影响该印鉴的清晰度。

• 除提供有助本处处理文件的补充资料外，无须另加附函。

• 在文件第一页的左下角列明文件提交人的资料(例如提交人姓名、地址、电话号码、传真号码和电邮地址等)。

• 文件必须在所申报的变更发生后，才交付本处，否则本处会不接受早过变更生效日期及文件制备日期交付的文件。

一般事项

• 留意你公司的纪录，并确保公司已向公司注册处处长交付周年申报表及其他有关更改注册办事处地址、董事及公司秘书等资料的通知书。你可登入公司注册处的「电子服务网站」，免费查阅公司的文件索引。如有需要，亦可查阅公司资料，以确定公司的公众记录是否载有最新和准确的资料。你亦可在「电子服务网站」订用「监察易」服务，关注公众登记册上你公司资料的更新，并监察公司的公众纪录有否未经授权的文件登记，或公司资料有所变更。如你发现公司的资料不正确，或因已登记的文件有误或有人未经授权而向公司注册处交付文件，以致公司的资料有所更改，请立即以电邮(crenq@cr.gov.hk)或传真((852) 2596 0585)方式通知公司注册处处长。

• 交付公司注册处登记的文件可以英文或中文填写，但不得同时以英文及中文填写，以下三类文件除外：

  1. 公众公司的招股章程；

  2. 公众公司的年报；

  3. 附于特别决议的债务偿还安排。

• 公司注册处不接受部分以英文填写，而另一部分以中文填写的文件，但有关自然人的姓名则可以用英文或中文填写。为协助本处正确地将姓名输入电脑，日后交付文件时引述的姓名，应与原先于本处登记的文件内的姓名相符。

• 在交付登记的文件所填写的公司名称，必须与目前根据《公司条例》注册的公司名称相同。

• 在文件及指明表格的每一页注明正确的公司编号(如有的话)。

• 使用载于本网页「表格」 - 「指明表格」一栏最新版本的指明表格。

• 请勿更改指明表格内方格的位置，因为任何改动都会影响本处输入资料和更新公司注册处的资料库，亦可引致表格不获接纳。

「一套」文件

• 某些文件是被视作属于同一套文件，因此必须以相同的语文制备及交付登记。这些文件包括：

1. 有关注册非香港公司的宪章、法规或章程大纲等的更改

   1. 注册非香港公司更改宪章、法规或章程大纲等的申报表 (表格NN5 )；

   2. 有关证明文件的经核证副本。

2. 有关股本减少的个案
   特别决议、原讼法庭的命令、有关股本减少的纪录及该等文件的任何附件。

3. 有关押记的登记

   1. 押记详情的陈述 (表格NM1或NM8)；

   2. 设立押记或证明有押记的文书的经核证副本；

   3. 延展押记的登记时限的原讼法庭命令。

4. 有关解除押记的登记

   1. 偿付/清偿债项或解除押记等的通知书 (表格NM2)；

   2. 证明有关偿付、清偿、解除押记或财产或业务不再构成公司财产或业务的一部分一事的文书的经核证副本。

5. 有关接管人 / 经理人

   1. 委任接管人或经理人通知书 (表格NM5)；

   2. 停任接管人或经理人通知书 (表格NM6)；

   3. 接管人或经理人的收支摘要 (表格NRC3)。

6. 有关行使财产管有权的承按人

   1. 承按人行使财产管有权通知书(表格NM3)；

   2. 承按人不再管有财产通知书(表格NM4)。

章程细则

• 公司的章程细则须以中文或英文印刷。

• 修改章程细则时，所使用的语文应与公司成立时于公司注册处登记的章程细则所使用的语文相同，或者与其后公司经特别决议通过的章程细则所使用的语文相同。

• 如公司随后决定将章程细则所使用的语文由英文改为中文，或由中文改为英文，公司只须通过一项有关该项修改的特别决议，并把特别决议及表格NAA1连同经修改的章程细则的经核证副本一并交付公司注册处登记。

有关新公司注册成立或登记或更改公司名称的文件

公司注册后交付的文件

• 所有交付公司注册处登记的文件所载的董事及公司秘书姓名，必须与香港身分证(如有的话)或护照所载的姓名一致，例如：公司在首次申报董事的委任时，填报的姓名为"CHAN Tai Man"，则公司在申报该董事的任何资料变更时，亦须填报同一姓名"CHAN Tai Man"，请勿填报"CHAN Tai Man Peter"、"Peter CHAN" 或"Chan Tai Man陈大文"等其他别名。如填报的姓名不一致，公司注册处便无法在资料库内找到该等别名，因而有可能令资料变更的申报表不合要求及令表格不获接纳。

• 如使用表格ND2A及ND4申报董事或候补董事辞职，请在「是」或「否」的方格内加上「✓」号，述明该董事或候补董事在停任日期后，是否仍继续担任公司的候补董事或董事职位。这项补充资料有助公司注册处准确地更新董事资料库。

• 如使用表格ND2A申报董事或候补董事的委任，请在「是」或「否」的方格内加上「✓」号，述明该董事或候补董事在获得是次委任时，是否已经是公司的现任候补董事或董事。这项补充资料有助公司注册处准确地更新董事资料库。

• 在申报属自然人的董事或公司秘书更改名称时，请列明其香港身分证或护照所载的新中文或英文全名。

• 在申报属法人团体的董事或公司秘书更改名称时，须列明新的公司全名(即中文及英文名称)。例如：属法人团体董事的名称加入了新的中文名称或更改现有的中文名称而英文名称没有任何更改，便须在填报新法人团体董事名称的方格内填上新的或已更改的中文名称及现有的英文名称。

• 在申报更改护照号码时，请列明护照号码和签发国家/地区，这两栏须视为同一组资料。

本栏所提供的建议只供一般参考，而不应视作替代法律意见。公司注册处会按每宗个案的事实及情况作出考虑。

如有疑问，你应征询法律意见，确保妥为遵守《公司条例》的规定。