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公司法改革常務委員會：企業管治檢討第二階段的最終建議
常委會在二零零三年六月十一日就上述第二階段檢討發出一份諮詢文件，就四個主要範圍，即董事職位的各項事宜（包括董事的角色、職責、資格、培訓、酬金、關連交易、董事局程序及董事局轄下委員會等）、股東權利和利益衝突、企業報告（以外部核數師為主要重點）及企業規管，作出建議。
常委會總共接獲25份意見書，17份來自市場規管機構和市場經營者／專業團體和業界組織，其餘8份則來自個人或公司。
常委會主席羅傑志法官表示：「大部分建議都獲得回應者大力支持。該等建議略經細緻修訂後，已包括在常委會向政府提交的最終建議之內。這連同在第一階段檢討所提出的建議，總結了常委會四年來就企業管治檢討所進行的工作。」
有關董事的建議：
常委會已擬訂一套有關董事職責的非法定指引，以協助公司董事更了解本身的角色；該套指引已於今天（一月二十日）印行。常委會亦確認其在諮詢文件內就改善董事進行自利交易的一般法律情況，以及就股東批准涉及董事的重大交易方面所提出的建議。
關於董事或關連人士與聯營公司之間的交易，常委會建議透過運用支配性影響力施以控制這一測試方法，界定就與關連人士進行的交易而言，一間公司是否與另一公司聯營。這類交易必須獲得無利益關係的股東批准。
常委會的最終建議亦包括諮詢文件所載多項有關董事局程序、董事局結構及非執行董事角色的建議。常委會認為《上巿規則》應強制所有上巿公司成立審計委員會，而該等審計委員會應至少包括一名具備財務專業知識的獨立非執行董事。同時，公司成立提名委員會和酬金委員會應維持以最佳做法形式推展。
由於公眾日益關注公司董事的酬金，常委會建議規定上巿公司在公司的周年財務報表內，以具名方式披露個別董事的酬金利益。同時，鑑於董事資格及培訓的重要性，常委會認為上市規則的《最佳應用守則》應包括一項規定，訂明上市公司須披露其為培訓董事所作出的安排。
有關股東的建議：
常委會在最終建議內採納諮詢文件所載有關控股股東的自利交易的建議，並認為就關連交易而言，界定「控股股東」定義的準則，應與《上市規則》下界定「主要股東」定義所用者相同，即指在公司的任何大會上控制百分之十或以上投票權的人士。此外，常委會亦採納諮詢文件的建議，以提高公司大會的效率和透明度。
有關企業報告的建議：
常委會的最終建議採納了諮詢文件內若干項建議，以加強外部核數師的職能及質素，這些建議包括規定除董事外，公司僱員在職責上也要向核數師提供資料。
有關核數事宜的若干項建議，包括改善核數師事務所的監督；離任核數師向其接任者提供具關鍵性的資料；每五年強制輪換專項及聯合諮詢審計合伙人，且任期不得超過五年；以及引入按比例法律責任制度等，已提交香港會計師公會或法律改革委員會作進一步考慮及跟進。
企業規管：
常委會建議應給予相關《上市規則》法定依據，以及訂定更嚴厲的法定制裁，包括對不遵從規定者判處罰款。此外，公司註冊處作為企業監管者的能力應逐步加強，以改善對非上市公司的規管。
常委會就第二階段檢討所作出的最終建議的主要項目，現載於附件。
羅傑志法官補充說：「香港的企業管治向來處於高水平，但企業管治制度跟所有其他事情一樣，必須時加檢討及與時並進。常委會的建議，正是這過程其中一部分，而檢討企業管治制度的工作在某程度上，是會不斷進行的。」
鑑於部分建議所獲得的支持有限，常委會已決定不採納有關建議，包括絕對禁止公司的核數師事務所的卸任合伙人擔任審計委員會成員、設立按金制度以處理成員的決議，以及規定公司董事及公司附屬企業的董事或核數師須自行向公司的核數師提供具關鍵性的資料。
政府發言人表示：「歡迎常委會的建議，有關建議有助確保本港的企業管治制度更符合國際最佳準則。我們將會諮詢有關方面如香港會計師公會及香港聯合交易所的意見，研究如何以最佳方式落實有關建議。那些涉及修訂法例的建議，將會作為《公司（修訂）條例草案》其中一部分予以跟進。」
公司註冊處處長鍾悟思說：「作為落實建議的第一步，公司註冊處已印行由常委會擬訂有關董事職責的非法定指引，協助董事更清楚明白他們有責任以謹慎和技巧行事，及須履行受信責任。」
公司註冊處、財經事務及庫務局、破產管理署、證券及期貨事務監察委員會、香港金融管理局和香港聯合交易所有限公司的各個辦事處，均備有該份指引的文本，可供索取。此外，該指引亦登載於上述機構的網站，方便公眾瀏覽。
常委會於二零零零年獲委託進行企業管治檢討，並於二零零一年七月發出第一階段諮詢文件。該份第一階段企業管治檢討諮詢文件就董事、股東和企業報告等方面提出共21項建議。部分與股東補救方法有關的建議，已納入《2003年公司（修訂）條例草案》之內，而該條例草案現正由立法會審議。
附件
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以下為公司法改革常務委員會就第二階段企業管治檢討所作出的最終建議的主要內容：
有關董事職位各項事宜的建議
應規定除了非關鍵性的交易外，董事須在董事局會議席上，就任何與其有利益關係的交易，放棄表決權。
對於超過上限價值而涉及董事或董事的關連人士的交易或安排，須以投票方式表決，取得無利益關係的董事的批准。
與關連者的交易須得到無利益關係的股東批准這項規定，應擴大至公司與「聯營公司」的交易，而非僅局限於公司與「附屬公司」的交易。應透過運用支配性影響力施以控制這一測試方法，以界定「聯營公司」的定義。
這些建議適用於香港所有上市及非上市公眾公司，包括根據《公司條例》第XI部註冊的公司，但未有在香港上市或只在香港作第二上市的海外公眾公司則除外。
關於董事的職責，常委會建議採用非法定指引以列明法律的原則。
董事局程序包括董事局會議次數及向董事送交議程和文件等，應予以改善及列入《最佳應用守則》。
《上巿規則》應予修訂，以強制所有上巿公司成立審計委員會，而上巿公司審計委員會應至少包括一名具備某些「財務專業知識」的獨立非執行董事。
《最佳應用守則》須予修訂，把上巿公司成立提名委員會和酬金委員會列為推薦的最佳做法。
上市公司董事局至少應有三名獨立非執行董事。如設有提名委員會，這類委員會應採取更有系統的方式來物色合適的非執行董事。《最佳應用守則》應訂明上市公司應在其年報內披露釐定非執行董事酬金的制度。該守則亦須訂明上市公司的董事應在其公司年報內披露其擔任的其他董事職位數目。
在董事的資格及培訓上，《最佳應用守則》應作出一項規定，訂明上市公司須披露其為培訓董事特別是新任非執行董事所作出的安排，包括起首及持續性質的安排。
《上巿規則》及《公司條例》應予修訂，規定上巿公司須披露個別董事的酬金利益所有要素的全部詳情。另外，《公司條例》應予修訂，規定非上巿公眾公司或私人公司如獲持有不少於5%已發行名義股本的人士指示，便須披露個別董事的酬金利益所有要素的全部詳情。常委會亦建議應就公司酬金政策的主要事宜作出明確披露。
有關股東權利和利益衝突的建議
常委會建議-
除若干例外情況下（例如清盤人所進行的交易），關連交易必須予以披露，並由沒有利益關係的股東表決。
「與控股股東有關係的關連人士」的定義應包括控股股東的子女或繼子女、配偶；信托的受托人，而信托受益人是控股股東，其配偶、子女或繼子女；以及與控股股東有聯繫的公司。
法院裁定有關交易是否構成浪費公司資產的權力應予保留。
如未能遵從有關規則，則公司或任何股東可使有關交易變成無效。
這些建議應適用於香港所有上市及非上市公眾公司，包括根據《公司條例》第XI部註冊的公司，但未有在香港上市或只在香港作第二上市的海外公眾公司則除外。
常委會建議，就關連交易而言，界定控股股東定義的準則，應與《上市規則》下界定「主要股東」定義所用者相同，即指在公司的任何大會上控制百分之十或以上投票權的人士。
為提高公司大會的效率和透明度，常委會提出下列建議：
香港的公司應獲准在超過一個地點舉行大會。會議應在會議通告指定的場地舉行，該場地將視作主要場地，但亦可設立附屬或衛星場地。此外，法例應准許以視聽器材即時通訊。
周年大會應安排在公司每個財政年度完結後的某段期間內舉行。就私人股份有限公司及有擔保有限公司而言，有關期間應為九個月，而其他公眾公司，則為六個月。
會議通知書應以面交或郵遞方式送交股東，除非股東同意採用電子通訊方式，包括使用私人認證身份密碼。
應規定會議通知書須就擬提出的議決事項提供最起碼資料。
應准許缺席表決。電子表決亦應容許，並就這類表決程序制定規則及指引。
應改革代表權的授權方式。
有關企業報告（以外部核數師為主要重點）的建議
《公司條例》應予修訂，以刪除有關由股東釐定核數師酬金或由股東決定薪酬釐定方式的規定。
為令核數師更易獲得所需資料；公司董事及高級人員向核數師提供資料及解釋的現行規定的適用範疇，應擴大至僱員。
政府及香港會計師公會應手確定那些是與維持核數師獨立性的原則不相吻合的非審計服務類別，以及加強披露核數師向審計客戶提供的各項服務的性質和價值，並界定那些服務屬於審計、與審計有關和非審計類別。
為公司審計帳目的核數師事務所的卸任合伙人，絕對不能擔任審計委員會的主席，但在符合三年冷靜期的規定下，應可獲准擔任審計委員會的成員。
有關企業規管的建議
常委會建議應給予有關《上市規則》法定依據，以及訂定更嚴厲的法定制裁，包括對不遵從規定者判處罰款，以及透過逐步加強公司註冊處作為企業監管者的能力，改善對非上市公司的規管。
