交付文件提示

• 以印本形式交付公司註冊處處長登記的文件及以唯讀光碟或唯讀型數碼多功能光碟交付股東名單(隨附以印本形式交付的周年申報表或股份配發申報書)須符合指明的規定。詳情請參閱《以印本形式交付公司註冊處處長登記的文件及以唯讀光碟或唯讀型數碼多功能光碟交付股東名單須符合的規定》資料小冊子。

• 除親身到公司註冊處交付文件外，你亦可以郵遞方式交付文件到本處(香港金鐘道66號金鐘道政府合署14樓) 或放入本處的文件投遞箱。公司註冊處在以下地點設置文件投遞箱：

  • 香港金鐘道66號金鐘道政府合署14樓
    (星期一至五辦公時間)

  • 香港金鐘道66號金鐘道政府合署高座大堂詢問處附近
    (星期一至六非辦公時間，公眾假期除外).

• 如以郵遞方式交付文件，請確保公司註冊處收到該份文件。根據《公司條例》（第622章）第35(5) 條規定，如以郵遞方式交付文件，若公司註冊處處長沒有收到該文件，則該文件不會被視為已遵從《公司條例》交付文件的規定交付處長。因此，交付文件的責任並不止於將有關文件送交或郵遞予公司註冊處處長。

• 需繳費的文件必須連同正確的費用一併交付。如以港幣劃線支票繳付費用，抬頭請註明「公司註冊處」。海外付款人須附上抬頭人為「公司註冊處」的港幣銀行匯票，匯票的付款銀行須為香港的持牌銀行。如以郵遞方式或利用本處的文件投遞箱交付文件，請勿郵寄現金。公司註冊處會以郵遞方式向文件提交人/公司發出正式收據(需繳費文件)或認收回條(不需繳費文件)。

• 如以郵遞方式交付文件，須繳付足夠郵資。

• 沒有連同足夠費用交付的文件會被視為《公司條例》第31條所指的不合要求的文件，公司註冊處可拒絕接受該文件，並不作處理。

• 一併交付同一組的文件。例如表格NNC1或NNC1G必須連同有關公司的組織章程細則文本一併交付。

• 只需交付已簽署的文件正本，不用交付副本。

• 請勿將釘書釘釘近文件的邊緣，以免在拔去釘書釘以進行文件掃描時，文件被撕破。

• 頁數多的文件無需裝訂(即無需使用硬皮封面、卡紙封面或封底、膠圈裝訂、側面狹帶裝訂等)。

• 請勿用鉛筆在文件上做記號，以免這些記號顯示在公眾記錄的文件影像。

• 交付整份指明表格，包括所有載有不適用項目的資料頁(填表須知及未經使用的續頁除外)，並應在這些資料頁註明公司編號和在第一個資料格填上「無」或「不適用」。

• 確保指明表格/文件各頁的次序無誤。續頁(如使用的話)應附於表格之後。

• 確保文件(例如章程細則)的頁碼正確及次序無誤，並移去沒有頁碼的空白頁，或在適當情況加上說明， 例如: 「此頁為空白頁」。

• 請勿使用深色的封面(例如公眾公司的年報)或於文件的右上角簽署核證，以免與本處電子存檔印鑑重疊或影響該印鑑的清晰度。

• 除提供有助本處處理文件的補充資料外，無須另加附函。

• 在文件第一頁的左下角列明文件提交人的資料(例如提交人姓名、地址、電話號碼、傳真號碼和電郵地址等)。

• 文件必須在所申報的變更發生後，才交付本處，否則本處會不接受早過變更生效日期及文件製備日期交付的文件。

一般事項

• 留意你公司的紀錄，並確保公司已向公司註冊處處長交付周年申報表及其他有關更改註冊辦事處地址、董事及公司秘書等資料的通知書。你可登入公司註冊處的「電子服務網站」，免費查閱公司的文件索引。如有需要，亦可查閱公司資料，以確定公司的公眾記錄是否載有最新和準確的資料。你亦可在「電子服務網站」訂用「監察易」服務，關注公眾登記冊上你公司資料的更新，並監察公司的公眾紀錄有否未經授權的文件登記，或公司資料有所變更。如你發現公司的資料不正確，或因已登記的文件有誤或有人未經授權而向公司註冊處交付文件，以致公司的資料有所更改，請立即以電郵(crenq@cr.gov.hk)或傳真((852) 2596 0585)方式通知公司註冊處處長。

• 交付公司註冊處登記的文件可以英文或中文填寫，但不得同時以英文及中文填寫，以下三類文件除外：

  1. 公眾公司的招股章程；

  2. 公眾公司的年報；

  3. 附於特別決議的債務償還安排。

• 公司註冊處不接受部分以英文填寫，而另一部分以中文填寫的文件，但有關自然人的姓名則可以用英文或中文填寫。為協助本處正確地將姓名輸入電腦，日後交付文件時引述的姓名，應與原先於本處登記的文件內的姓名相符。

• 在交付登記的文件所填寫的公司名稱，必須與目前根據《公司條例》註冊的公司名稱相同。

• 在文件及指明表格的每一頁註明正確的公司編號(如有的話)。

• 使用載於本網頁「表格」 - 「指明表格」一欄最新版本的指明表格。

• 請勿更改指明表格內方格的位置，因為任何改動都會影響本處輸入資料和更新公司註冊處的資料庫，亦可引致表格不獲接納。

「一套」文件

• 某些文件是被視作屬於同一套文件，因此必須以相同的語文製備及交付登記。這些文件包括：

1. 有關註冊非香港公司的憲章、法規或章程大綱等的更改

   1. 註冊非香港公司更改憲章、法規或章程大綱等的申報表 (表格NN5 )；

   2. 有關證明文件的經核證副本。

2. 有關股本減少的個案
   特別決議、原訟法庭的命令、有關股本減少的紀錄及該等文件的任何附件。

3. 有關押記的登記

   1. 押記詳情的陳述 (表格NM1或NM8)；

   2. 設立押記或證明有押記的文書的經核證副本；

   3. 延展押記的登記時限的原訟法庭命令。

4. 有關解除押記的登記

   1. 償付/清償債項或解除押記等的通知書 (表格NM2)；

   2. 證明有關償付、清償、解除押記或財產或業務不再構成公司財產或業務的一部分一事的文書的經核證副本。

5. 有關接管人 / 經理人

   1. 委任接管人或經理人通知書 (表格NM5)；

   2. 停任接管人或經理人通知書 (表格NM6)；

   3. 接管人或經理人的收支摘要 (表格NRC3)。

6. 有關行使財產管有權的承按人

   1. 承按人行使財產管有權通知書(表格NM3)；

   2. 承按人不再管有財產通知書(表格NM4)。

章程細則

• 公司的章程細則須以中文或英文印刷。

• 修改章程細則時，所使用的語文應與公司成立時於公司註冊處登記的章程細則所使用的語文相同，或者與其後公司經特別決議通過的章程細則所使用的語文相同。

• 如公司隨後決定將章程細則所使用的語文由英文改為中文，或由中文改為英文，公司只須通過一項有關該項修改的特別決議，並把特別決議及表格NAA1連同經修改的章程細則的經核證副本一併交付公司註冊處登記。

有關新公司註冊成立或登記或更改公司名稱的文件

公司註冊後交付的文件

• 所有交付公司註冊處登記的文件所載的董事及公司秘書姓名，必須與香港身分證(如有的話)或護照所載的姓名一致，例如：公司在首次申報董事的委任時，填報的姓名為"CHAN Tai Man"，則公司在申報該董事的任何資料變更時，亦須填報同一姓名"CHAN Tai Man"，請勿填報"CHAN Tai Man Peter"、"Peter CHAN" 或"Chan Tai Man陳大文"等其他別名。如填報的姓名不一致，公司註冊處便無法在資料庫內找到該等別名，因而有可能令資料變更的申報表不合要求及令表格不獲接納。

• 如使用表格ND2A及ND4申報董事或候補董事辭職，請在「是」或「否」的方格內加上「✓」號，述明該董事或候補董事在停任日期後，是否仍繼續擔任公司的候補董事或董事職位。這項補充資料有助公司註冊處準確地更新董事資料庫。

• 如使用表格ND2A申報董事或候補董事的委任，請在「是」或「否」的方格內加上「✓」號，述明該董事或候補董事在獲得是次委任時，是否已經是公司的現任候補董事或董事。這項補充資料有助公司註冊處準確地更新董事資料庫。

• 在申報屬自然人的董事或公司秘書更改名稱時，請列明其香港身分證或護照所載的新中文或英文全名。

• 在申報屬法人團體的董事或公司秘書更改名稱時，須列明新的公司全名(即中文及英文名稱)。例如：屬法人團體董事的名稱加入了新的中文名稱或更改現有的中文名稱而英文名稱沒有任何更改，便須在填報新法人團體董事名稱的方格內填上新的或已更改的中文名稱及現有的英文名稱。

• 在申報更改護照號碼時，請列明護照號碼和簽發國家/地區，這兩欄須視為同一組資料。

本欄所提供的建議只供一般參考，而不應視作替代法律意見。公司註冊處會按每宗個案的事實及情況作出考慮。

如有疑問，你應徵詢法律意見，確保妥為遵守《公司條例》的規定。